今すぐ実践可能！社内報で成果を上げるために担当者レベルでできること(1)

社内、あるいは会社グループ内のスタッフ・従業員に向けてさまざまな情報を発信する社内報。社内報が多くの社員に読まれ、投書や投稿が活発に行われるようになると、会社経営にプラスとなるさまざまな成果が生まれる可能性が出てきます。
もし、あなたが社内報の社内担当者で、「もっと誌面内容を良くしたい」と悩んでいるなら、ぜひこの記事をお読みいただきたいです。かつて社内報・広報誌の編集担当をつとめた筆者の経験もふまえて、担当者1人からでも実践できる施策を3回に分けてご紹介したいと思います。

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【今回の記事内容】
(0)そもそも社内報を出すのは何のため？
(1)読者の声を集める

【執筆予定】
(2)多くの社員が「思わず冊子を手に取りたくなる」特集を組む
(3)支社や社員が中心になる企画を作る

そもそも社内報を出すのは何のため？

社内報という媒体は、そもそも何のために発行されているのでしょう？
社内報は一般向けの雑誌や書籍といった出版物とは違い、いわゆる内輪向けの媒体として作るものですので、それ自体を売って利益を出す必要はありません。

ですが、毎号発行される社内報をきちんと社員に読んでもらうために、魅力的な誌面にしていく必要はありますし、読んでもらうことで会社経営にプラスになる成果を出すことが求められます。

あなたが社内報の担当者になった時、社内報担当者のミッションについて説明や指導が前任者や上司からあったかも知れませんが、社内報を出すことで得られるメリットはおおよそ次のようなものが考えられます。

・社員・グループの連帯感が生まれる
・会社の経営方針を全体で共有できる
・社員や事業所のなかから、経営に役立つ意見やアイデアを引き出せる
・会社に対する社員・スタッフの信頼度が高まる

社員に愛される社内報を持っているということは、企業価値をも高めることにもつながります。

ところが、実際に社内報の編集を担当している方は日々さまざまな悩みを持っているのではないでしょうか。

「社員が社内報をあまり読んでくれていない」
「読者の感想や投稿がなかなか集まらない」
「企画内容がつまらないと批判される」
「執筆者や編集者などの人手が足りず、隅々まで手が回らない」

…などは、抜本的な改善が必要な問題も少なくありません。

しかし、人員を増やしたりや誌面の体裁を変えたりするのは会議にはかったり、部署責任者の決裁が必要だったりと、担当者レベルではすぐに実現が難しいケースもあります。

(1)読者の声を集める「仕掛け」を作る

「社内報の誌面をどうすればよいか？」という問いに答えるヒントは、読者の声のなかから見つかることが多いのですが、それだけではありません。

社内報への投書や意見のなかには、社内報そのものというより、会社に対して言いたいことを（直接会社や上司には言えないけれど）書いてくる方も少なくないのです。そのなかには、会社として改善すべき問題や、新事業につながるアイデアや資源が埋もれているかもしれないのです。

社内報を通じて集まってくる読者の声は誌面づくりに役立つだけでなく、会社の経営にも活かせる貴重な財産というべきでしょう。

読者の声をどう集めるか？

アンケート回答や投書、意見を寄せてくれる読者はごく一部。
すでに、検証クイズや読者投稿欄などを設けて努力されているかも知れませんが、より多くの読者が自分の声を届けたくなるような仕掛けづくりが必要です。

例えば…
・読者プレゼント企画（応募者にはアンケートに答えてもらう）
・Webアンケートを実施（QRコードなどからアンケートサイトに誘導。メールやハガキを書く手間を省く）
・投稿を載せるスペースを大きくする（「これだけ大きいなら自分の投稿も載せてもらえるかも…」という印象に）
・巻末だけでなく、特集ページなど読まれやすい企画のページに、アンケートや読者プレゼントの案内を入れて誘導する

など、編集の段階でもさまざまなアイデアを盛り込むことができます。

電子ブック版なら、直感レベルの読者反応も把握

もし、編集部である程度の予算が使えるなら、社内報の電子ブック版も同時に発行するという方法も。
現在利用できる電子ブック・電子カタログサービスの多くは詳細なアクセス解析機能が利用できます。

なかには、各ページのどの部分がよく見られているかがひと目でわかる「ヒートマップ機能」も。読者が感想にあえて書かないような、直感レベルの反応が手に取るように分かるのです。

毎号の特集企画や経営方針などがきちんと読まれたかどうか、読みやすいデザインになったかどうかなど、誌面づくりに役立つさまざまな情報を読み取ることができます。

もちろん、電子版に読者を誘導する仕掛けも必要です。例えば、「電子版からアンケートに答えていただいた方には、抽選でAmazonギフトカードをプレゼント！」など、電子書籍コンテンツに抵抗の少ない層に歓迎されやすいプレゼントを用意するのも一つの方法です。

（詳細は姉妹ブログ「デジカタジャーナル」の記事「ちゃんと活用してる？電子ブックの強力な武器「ヒートマップ機能」」も参考にして下さい）

読者の声は企画提案や改革を進める「武器」にも

こうして集められた読者の声は、どんな企画内容や誌面デザインが必要とされているか、社員がどんな思いで日々過ごしているかなど、さまざまな情報が詰まっています。

デザインのリニューアルや誌面構成の変更など、社内報の改革が必要だと思っていても、担当者1人で声をあげるだけではなかなか実現しないもの。ですが、たくさんの読者が同じ意見を寄せてきているのであれば、上層部を説得する武器にになります。
「これだけ多くの読者が求めていることなので、ぜひ実現したいんです」と胸を張って提案できるというわけです。