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作り方・コツ

卒業式や送別会の寄せ書きを無料Officeテンプレートでデザインする方法

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春は出会いと別れの季節。今回は、歓送迎会や卒業式などの寄せ書きを、Powerpointできれいにデザインする方法をご紹介します。例えば、仲間がみんな忙しくて、色紙を回して手書きのコメントを集めるのが難しい場合、メールなどであらかじめメッセージを集めておけば、今回ご紹介する方法できれいに仕上げることができます。

1. 無料テンプレートを手に入れる

まず、手軽に仕上げるために、無料のテンプレートを入手しましょう。「Office活用総合サイト」のシーズン特集(3月)で紹介されている、いくつかの送別用テンプレートが使えそうです。

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桜の花びらをかたどった、送別会用のグリーティングカード。仲間の顔写真を入れられるので、親密さと気持ちが伝わりそうです。
厚紙に出力後、はさみ等で切り抜く手間がかかりますので、作業時間もある程度確保が必要ですね。

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みんなの寄せ書きの1つひとつがパズルのピースになったもの。出力後に手書きしても良いですし、テキストボックスを使って、それぞれのピースにメッセージをレイアウトしてもきれいに仕上がりそうです。

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フリーカットシール紙にプリントすることで、寄せ書き用のシールが作成できるテンプレート。人物の顔写真やコメントを差し替えて出力し、シールをアルバムやノートなどに貼って贈れば、素敵な思い出を残すことができそうです。

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中央の人物写真を差し替えられる、色紙用のテンプレート。21cm × 21cmと、一般的なサイズになっています。今回はこのテンプレートを使ってみたいと思います。

また、せっかくなので、色紙の背景画像も、自分好みの無料テンプレートを選んでみましょう。オンラインのフォトブック作成サービスを行う「アイプリ」さんのサイトで、寄せ書き用の背景テンプレートが無料でダウンロードできます。

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2. 写真を差し替える

テンプレートを手に入れたら、さっそく作業開始。まずは、背景画像を差し替えます。「アイプリ」さんのサイトで入手した背景画像を挿入してみます。

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挿入した画像のサイズを調整して、テンプレートの中にバランスよく収めます。

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もし、文字や枠などの前面に画像が出てしまった場合は、画像を右クリック → [順序]で背面に移動させましょう。

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次に、人物写真を差し替えます。写真を右クリックし、[画像の変更]を選択。

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あらかじめ用意しておいた人物写真を選択し、[挿入]をクリック。
(今回は、別のOfficeテンプレートから持ってきたサンプル写真を使用しています)

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人物写真を差し替えることができました。
楕円形の枠や、文字の配置も、あわせて調整しましょう。

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楕円形の枠の中に、背景の葉っぱが出ているのがきになりますね。
こういう時は、枠を選択して右クリックし、[図形の書式設定] を開きます。

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[図形の書式設定]の「塗りつぶし」で白地を選択。

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背景の写り込みを解消することができました。これで、画像の差し替えと配置が完了です。

3. メッセージテキストを流し込む

次は、メッセージの文面をレイアウトしていきましょう。

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[挿入] ー [テキストボックス] で横書きのテキストボックスを作成。ひとまず1人分のメッセージを流してみます。

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メッセージの本数と全体のスペースのバランスをみて、文字サイズを調整します。

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メッセージの文字サイズや行間などは全体的に揃っていた方がきれいに見えますので、最初のテキストボックスをコピー&ペーストして、まずは全員分の枠を作ります。

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今回載せるメッセージは8人分なので、バランスを取りながらざっと並べてみました。

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それぞれの方のメッセージを流し込んでみました。
文字数が若干違うため、レイアウトを微調整する必要がありそうですね。次のステップでご説明します。

4. レイアウトを整える

これはレイアウトのセオリーの1つなのですが、それぞれのテキストの上端や左端などの面(つら)が揃っていたほうが、全体的に整然と美しい印象に仕上がります。

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テキストボックスをドラッグして移動させると、Powerpointのガイド機能で、面が揃ったところを線で表示してくれます。

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レイアウト済みのテキストの揃い具合を確認したい場合は、[表示]ー[ガイド]ー[固定ガイド]を選択。

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水色のガイド線をドラッグで移動させて、ものさしを当てる感覚で揃い具合を確認できます。

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ただし、必ずしも整然としたレイアウトでなければならない、というわけではありません。テキストボックスの向きを傾けて、寄せ書きらしいレイアウトにするのも良いでしょう。(バランス良くするためには、ある程度手間がかかりますが…)

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今回は、レイアウトは整然とさせつつ、それぞれの文字色を変えて、賑やかさを演出してみました。これでデザイン完成です。

5. 試し刷りをする

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実際に出力して仕上がりを確認してみましょう。誤植やタイプミスなども、紙で確認すると見つけやすい場合がありますので、最終確認のつもりでじっくり見るのがポイント。

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問題なければ本番印刷へ。
色紙用紙は厚みがあり、お持ちのプリンタで印刷できない場合があると思いますが、切り込みのないラベル用紙にプリントして切り抜き、色紙用紙に貼り付けることで、オリジナルデザインの色紙に仕上げることができます。
(印刷時に、実物の色紙サイズに合うように拡大・縮小率を調整、できれば普通紙で試し刷りをしましょう)

いかがでしたでしょうか?
心のこもったメッセージを美しいレイアウトで見せられれば、気持ちもより深く伝わると思います。ぜひ、チャレンジしていただけますと幸いです!


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佐藤勝

佐藤 勝Writer

ライター/編集者/何でも屋。Web、デザイン、映像、アート、観光などの記事執筆や、企業・団体のコンテンツ制作など、色々やらせていただいております。 INSPIでは、生活やビジネスに役立つものづくりの情報から、面白スポットやまちづくりまで、さまざまなテーマの記事をお届けします。
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