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PDFってそもそも何?デジタルカタログ制作に欠かせないデータの秘密に迫る!

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「資料はPDFで送ります」「PDF出力してね」なんて会話は、オフィスだと日常的に聞かれるかと思います。もはや当たり前、PDFという種類のデータを扱うことは業務の流れのひとつとなっているのではないでしょうか?

もちろん、デジタルカタログを制作するための元データとしても、PDFは非常に有用です。あらゆる電子カタログ作成サービスがありますが、その全てと言っても過言ではないくらい、入稿形式には「PDF」が含まれています。
しかしこのPDF、いったい何?と聞かれると戸惑ってしまう方も多いのでは。今回はそんなPDFデータについて、紐解いていきたいと思います。

PDFとは、何のこと?

pdf

PDFとは、「Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)」の略称で、電子文書のためのフォーマットです。この形式を開発したのは、実は「アドビシステム社」。PhotoshopやIllustratorなどのソフトウェアで有名な会社が、PDFを採用したのは1993年に発売された「Adobe Acrobat」でした。今ではPDFを閲覧・編集するソフトとして一般的ですが、その歴史は意外と新しいのです。

PDFの一番の特長は、再生できるビューアさえ持っていれば、レイアウトを崩すことなく、ほぼ同様の状態で文章や画像等を閲覧できること。Adobe社の製品で作成したファイルはもちろん、OfficeやGoogleなど他社製品で作られたファイルもPDFに変換することができるので、同じアプリケーションを持っていなくても、デジタルデータのやり取りが可能になります。印刷物をFAXなどでやり取りするのと変わりなく、むしろインクや品質に左右されることがない分、より再現性の高い状態で送受信ができますよね。当時としては、非常に画期的なシステムであったことでしょう。

PDFが閲覧できるソフト

もっとも有名かつ幅広く使われているソフトは、本家アドビ開発の「Adobe Reader」です。会社やご自宅のWindowsのPCにもデフォルトでインストールされていることがほとんどかと思います。ですので、PDFを開く時に何気なく使用しているアプリケーションは、こちらはないでしょうか。
Adobe Readerは無償配布されているので、お持ちでない場合でもオンラインから簡単にダウンロードすることが可能です。

Adobe Reader
https://acrobat.adobe.com/jp/ja/products/pdf-reader.html

Adobe社が提供しているアプリなので操作性は高く、バージョン間の互換性も保たれています。ファイルの編集や書き出しなどはできませんが、閲覧という観点で見ると大変優秀なソフトです。

Macの場合は、標準装備のアプリ「プレビュー」でPDFを開くことができます。プレビューでは閲覧するだけでなく、ファイルの編集や統合、書き出しも可能。
ファイルサイズを小さくすることもできるので、Macユーザーは他のソフトを必要としたことはあまりないかもしれませんね。

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PDFの利用シーンとは?

ノートとパソコン

近年、PDFを使用する機会で多いのはオンライン上での文書公開ではないでしょうか。デジタルデータを制作する際にも印刷物としてデータを作成する場合においても、作成元のレイアウトを忠実に再現できるため、説明書やカタログ、パンフレットなどをユーザーに向けて公開するのにピッタリなフォーマットだからです。
ただ、何度かこのブログでもお伝えしてきているように、PDFにも弱点はあります。それはファイルサイズの重さに伴い、Webページでの表示速度が遅くなってしまうこと。特にページ数の多いデータだと、その影響は顕著です。

そういった問題を解決するには、デジタルカタログサービスがオススメなわけですが、電子パンフレットやカタログを制作するためには元になる「データ」が不可欠です。この入稿データの形式として最も適しているのは、他でもないPDFだといえるでしょう。

PDFはPhotoshopやIllustratorの編集機能を残しておくことや、文字情報を読み取ることが可能です。反対にそれらの機能を廃してた容量の少ないデータにもできます。そのため、FLASHやHTML5などの形式にとらわれず、あらゆる仕組みのデジタルカタログサービスに対応した入稿形式を実現することができるのです。

PDF編集の注意点

先述の通り、無償で提供されているAdobe Readerではファイルの編集はできません。たとえば、ふたつのファイルをひとつにまとめたり、重たいデータを圧縮したり、デジタルカタログの入稿データを制作するために必要な機能は搭載されていないのです。
そこでAdobeが提供しているのが「Adobe Acrobat pro」というアプリケーション。名称もですが、インターフェイスもAdobe readerと酷似しています。企業の担当者さまはその類似点に、何が違うのかと悩んでしまうかもしれません。

ですが、その機能には大きな違いがあります。PDFにまつわるおよそすべての編集が可能になるのです。
脚注や署名を挿入したり、メモを残すこともできます。記入欄を作成する仕組みもあるので、入力フォームとして使用されることもあるようです。

最新版のAdobe Acrobat Pro DCでは、紙文書やホワイトボードをカメラで撮影し、検索や共有できるPDFを作成できるなどの新機能も増えています。
こちらは有料のアプリケーションにはなってしまいますが、30日間無償で利用できますので気になる方はお試ししてみてはいかがでしょうか。

Adobe Acrobat Pro DC
https://acrobat.adobe.com/jp/ja/products/acrobat-pro.html

さて、PDFについて説明して参りましたが、いかがでしたでしょうか。日常的に使っているフォーマットですが、歴史や構造などは、ここでは語り尽くせぬほど深いものがあります。機会があれば、掘り下げて調べてみるのも面白いかもしれませんね!


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伊藤 百世

伊藤 百世Writer

札幌でWebディレクター&ebook5サポートをやっています。コンテンツマーケティング目下勉強中。Webやデジタルカタログをもっとおもしろく、便利に使える方法を模索・紹介していきます。

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